ERP-Einführung

Eine ERP‑Einführung ist eines dieser Projekte, die technisch wirken, aber in Wahrheit vor allem Organisation, Klarheit und Change‑Management verlangen. Wenn man es sauber angeht, wird das System später wirklich zum Rückgrat des Unternehmens. Wenn man es überhastet macht, wird es schnell teuer und kann ein Unternehmen auch in den Ruin treiben. 

Die Umsetzung erfolgt klassisch hybrid:

Planung, Budget, Scope → klassisch

Umsetzung → agil in Sprints

Meilensteine bleiben bestehen

Lieferobjekte entstehen iterativ

=> Governance ist wichtig, aber die Entwicklung soll flexibel bleiben.

Hier der grobe Fahrplan unseres Vorgehens:

1. Ziele und Anforderungen klären
Bevor irgendein System ausgewählt wird, muss klar sein:

Was soll erreicht werden? Und vor allem: Was soll nicht erreicht werden?

Einer der größten Fehler ist es, das Projekt -und damit evt. die gesamte Organisation- zu überfordern.

2. Projektteam aufstellen
Ein ERP‑Projekt ist ein Organisationsprojekt, kein IT‑Projekt.

-> Lenkungskreis, Projektleitung und Key User aus allen relevanten Bereichen

3. Prozesse, Schnittstellen, Reports und Belege aufnehmen
Ein ERP bildet Prozesse ab – also müssen diese vorher verstanden werden:

Ist‑Prozesse dokumentieren und Schwachstellen identifizieren.

Welche Prozesse sind einzigartig und müssen erhalten bleiben?

Im Gegensatz zu vielen meiner Kollegen halte ich eine Definition von Soll‑Prozessen in dieser Phase für verfrüht! Ohne das (neue) Zielsystem zu kennen ist eine Beschreibung von Sollprozessen reine Zeitverschwendung.

4. ERP‑System auswählen
Jetzt erst wird überprüft, welche Systeme geeignet wären. Diese Überprüfung findet in mehreren Stufen statt und mündet in mehrtägigen Workshops zusammen mit 2 oder 3 Softwareanbietern. Neben SAP und D365 gibt es sehr viele kleinere aber oft sehr viel passendere Lösungen am Markt.

In dieser Phase ist noch kein "Kauf"-Vertrag geschlossen. Die Workshops werden von den Softwareanbietern meist kostenfrei - ggf. nach Aufwand durchgeführt.

In dieser Phase beginnen auch die Überlegungen zu möglichen Optimierungen:

Was leistet das neue System? Wie können gefundene Schwachstellen im neuen System besser abgebildet werden?

5. Vertragsverhandlungen

Mit sehr teuer entwickelten Vertragsvorlagen erreichen wir idealerweise eine ausgewogene Mischung aus Werkvertrag und Kaufvertrag. Die rechtlichen Konsequenzen sind weitreichend und im Streitfall -der nie eintreten sollte- jeden Euro wert.

6. Systemauswahl und Vertragsunterzeichnung

7a. Datenmigration vorbereiten (Einer der größten Stolpersteine!)

Daten bereinigen

Migrationsläufe automatisieren

7b. Entwicklungssystem einrichten

Daten iterativ migrieren und parallel dazu:

Ergänzungen, Schnittstellen, Belege und Reports programmieren/realisieren

7c. Schulung der Key User

Schulungen für Key User am "wachsenden" System

"Teaser"-Videos für alle User

Dokumentationen und Leitfäden

7d. Tests durchführen

Funktionstests, Integrationstests, Lasttests, Prozessketten testen (End‑to‑End)

Fehler beheben

8. Schulung der restlichen User

9. Go‑Live 

Urlaubssperre

Supportteam bereitstellen

Notfallplan

10. Stabilisierungsphase, Freischalten weiterer Funktionen und kontinuierliche Verbesserung

Die Laufzeit eines solchen Vorhabens variiert in Abhängigkeit von den Anforderungen und der Verfügbarkeit der Beteiligten. Ich habe schon einen Systemwechsel für 80 User in weniger als 6 Monaten hinbekommen. Bei 400 Usern und internationalen Abhängigkeiten geht's nicht unter 12 Monaten (6 Monate Prozessaufnahme und min. 6 Monate Einführung). Zu lange darf ein solches Projekt nicht dauern. Die Bereitschaft der Dienstleister und der eigenen Mitarbeiter ist begrenzt!